Hướng dẫn cách sử dụng mail merge trong Word, Excel | Aviationaustralia.asia

Là một trong những tính năng hỗ trợ nhiều người dùng, tuy nhiên việc trộn thư lại không được phổ biến cho lắm. Vậy email liên lạc là gì và email liên lạc được sử dụng như thế nào trong vấn đề công việc hiện nay? Hãy cùng Tin tức Timviec tìm hiểu ngay nhé!

Trộn thư là gì?

Liên kết gửi thư là một tính năng đặc biệt được sử dụng để định dạng e-mail dựa trên trình xử lý văn bản của Microsoft hoặc nền tảng Excel. Tính năng này cho phép người dùng tạo nhiều bản sao email để gửi đến các địa chỉ khác nhau.

Hướng dẫn cách sử dụng liên kết email trong Word, Excel - Hình 1
Trộn thư là gì?

Với tính năng này, bạn chỉ cần người dùng sở hữu một mẫu tin nhắn cụ thể. Cùng với đó là các thông tin quan trọng khác nhau như: tên, giới tính, yêu cầu về chữ cái. Tính năng trộn thư sẽ giúp bạn gửi nội dung email tự động nhanh hơn.

Xem ngay: Cách viết thư xin việc mà nhà tuyển dụng sẽ không bỏ qua

Sự kết hợp của các thông điệp trong một từ là gì?

Chức năng trộn thư trong Microsoft word là chức năng giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi thực hiện các quy trình đơn giản như hợp đồng lao động, thư mời, thông báo … từ. Chỉ cần người dùng có sẵn một mẫu word, chức năng này sẽ giúp bạn hoàn thành mọi thứ một cách dễ dàng trong thời gian ngắn.

Liên kết email trong Excel là gì?

Tính năng này a quá Nó được hiểu là cách nhập dữ liệu tự động từ bảng tính bên ngoài vào tài liệu thông thường. Từ đó, người dùng có thể tạo ra những nội dung phong phú với những tính năng độc đáo mà không cần tốn nhiều thời gian cho việc soạn thảo văn bản.

Tuy nhiên, công cụ này được sử dụng trong MS word. Và nếu bạn muốn sử dụng chương trình này trong Excel, bạn cần chú ý một số điểm sau:

  • Phạm vi ô phải chứa dữ liệu được nhập.
  • Trong mỗi phạm vi ô phải có nội dung văn bản.
  • Việc tính toán để truy cập dữ liệu trong ô hiện tại cần dựa trên hàm trực tiếp.
  • Sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo ra một bức thư hoàn hảo.

Hệ thống kết nối email

Trước khi bắt đầu sử dụng tích hợp email, chúng ta cần hiểu cấu trúc của tính năng này. Quá trình tạo liên kết trong Word và Excel sẽ bao gồm các thông tin sau:

Thông tin ban đầu

Trong phần này, tùy theo nội dung và nguồn dữ liệu mà cần có những điều chỉnh để thể hiện nội dung phù hợp sau khi tạo các email khác nhau từ tính năng. Những sửa đổi này thường là:

  • Tên và địa chỉ email của người nhận
  • Tên của các tổ chức và doanh nghiệp chấp nhận danh sách gửi thư

Trong các thông báo sử dụng kết nối thông báo, tất cả các nguồn thông tin sẽ được trình bày theo một thứ tự xác định do người dùng tạo ra. Các tập dữ liệu này có thể là:

  • Bản tóm tắt sổ địa chỉ của người gửi
  • Văn bản trong Excel
  • Bảng tính được tạo bằng word
  • Các tài liệu có cấu trúc rõ ràng phân phối thông tin…

Nội dung tuyệt vời trong một bản tin

Những gì bạn thấy trong email sử dụng phối thư cũng giống như các email thông thường khác với các thông tin cơ bản như:

  • Tên và địa chỉ email của người gửi
  • Tên và địa chỉ email của người nhận
  • Phần chính của email…

Thông thường, các thuộc tính này sẽ ở lại với các trang hiện có và chỉ hiển thị nội dung thay đổi khi người dùng kéo nguồn dữ liệu từ một vị trí mới.

Khi bạn kết hợp đủ nội dung gốc với các nguồn dữ liệu, word sẽ giúp bạn tạo ra một danh sách đầy đủ các chữ cái sản phẩm. Tuy nhiên, nội dung thực tế sẽ thay đổi tùy thuộc vào sự điều chỉnh đến từ người dùng.

Cách sử dụng kết hợp ban đầu trong một từ

Sử dụng kết hợp thư bây giờ cũng rất dễ dàng. Ngay cả khi bạn không có kiến ​​thức kỹ thuật, bạn có thể làm được. Tùy thuộc vào chương trình, bạn sẽ cần làm theo các bước sau để tạo liên kết của mình.

Bước 1: Mở một tệp word có nội dung hiện tại. Lúc này, bạn chọn làm theo đường dẫn sau: Thư -> Bắt đầu trộn thư -> Thuật sĩ trộn thư từng bước

Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 2
Hướng dẫn cơ bản để sử dụng nhắn tin

Bước 2: Lúc này trên màn hình sẽ hiện ra ô “Chọn loại giấy“. Bạn chọn loại tin nhắn bạn viết, bao gồm:

  • Thư: Loại lời mời
  • Tin nhắn Email: Email.
  • Envelope: phong bì.
  • Nhãn: Thư theo nhãn.
  • Thư mục: Nhóm thư.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn chữ cái trong Word, Excel - Hình 3
Chọn loại tin nhắn bạn đang viết

Tiếp theo, bạn bấm vào chữ Next để sang bước tiếp theo.

Bước 3: Bây giờ bạn sẽ chọn một mẫu tin nhắn để bao gồm văn bản, bao gồm:

  • Sử dụng tài liệu hiện tại: Sử dụng mẫu của thư bạn hiện đang mở.
  • Bắt đầu từ mẫu: Sử dụng mẫu thư trong Word (Nếu bạn chưa có)
  • Bắt đầu từ tài liệuSử dụng các mẫu tin nhắn hiện có hoặc tạo các mẫu tin nhắn được lưu trong Word nhưng hiện không mở.

Bấm vào ô “Sử dụng tài liệu hiện tại“. Sau đó, bạn chọn “Tiếp theo chọn người nhận

Hướng dẫn cách sử dụng trộn chữ cái trong Word, Excel - Hình 4
Bấm vào hộp Sử dụng tài liệu hiện tại
  • Bước 3: Tìm ô chứa tệp dữ liệu có định dạng Excel. Sau đó bấm vào “Mở”Để mở hình ảnh.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 5
Tìm ô chứa tệp dữ liệu ở định dạng Excel
  • Bước 4: Lúc này thiết kế màn hình sẽ mở hộp thoại trộn thư, bấm vào mục “HOẶC“.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 6
Hộp thoại người nhận email
  • Bước 5: Sau khi hoàn thành các bước trên, di chuyển con trỏ chuột đến vị trí cần chèn như trong ví dụ.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư trong Word, Excel - Hình 7
Di chuyển chuột đến nơi bạn muốn chèn
  • Bước 6: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết. Sản phẩm cuối cùng sẽ như trong hình.
Hướng dẫn cách sử dụng trộn chữ cái trong Word, Excel - Hình 8
Kiểm tra sản phẩm cuối cùng
  • Bước 7: Bấm để chọnTiếp theo: xem trước bức thư của bạn”Để kết thúc dự án.

Kiểm tra: Cách điều chỉnh văn bản chính xác trong Word để viết tốt hơn

Cách sử dụng phối thư trong trang tính Excel

Hầu hết thời gian sử dụng tính năng trộn thư, Word sẽ được ưu tiên hơn. Để có thể chỉnh sửa nội dung của tệp đính kèm email trong bảng tính Excel. Bạn cần sử dụng một hàm văn bản để truy cập các công cụ định dạng của Excel.

Đối với chức năng văn bản, người dùng có thể dễ dàng thay đổi các thông tin khác nhau như ngày tháng năm sinh, họ tên sang định dạng theo ý muốn của người dùng. Tuy nhiên, một điều phức tạp về các phương pháp này là bạn cần biết các mã định dạng, mặc dù các mã này tương tự như các mã được sử dụng trong trường hợp mã bình thường.

Tại thời điểm này, bạn nên định dạng các ô chứa các số bằng một dạng xem định dạng khác để hiểu định dạng rằng đây là định dạng văn bản thông thường. Vì vậy, nếu bạn có kết nối email tùy chỉnh, thông tin sẽ không bị hỏng và email sẽ giữ được tính toàn vẹn của nó. Với điều này, các tùy chọn phông chữ, kích thước và màu sắc sẽ không bị thay đổi.

Đây là một số cổ phiếu của tôi Newstimec Các tính năng của tích hợp email là gì? Với điều đó đã nói cách sử dụng phối thư cơ bản cho người dùng. Hy vọng qua bài viết các bạn đã biết cách sử dụng mail merge để gửi mail nhanh chóng, phục vụ cho các công việc và công việc kinh doanh của mình.

Tất cả về kỹ năng văn phòngMẹo giúp bạn đối phó với các tình huống tại nơi làm việc

READ  Laptop Dưới 10 Triệu Tốt Nhất 2017 | Aviationaustralia.asia

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud