Cách viết báo cáo hoàn hảo | Aviationaustralia.asia

Báo cáo là điều chúng ta thường gặp khi vừa làm vừa đọc, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết báo cáo đúng cách. Vậy làm thế nào để bạn có được một bản báo cáo ngắn gọn, súc tích nhưng chi tiết và gây được tác động tích cực đến người đọc? Hãy cùng tìm hiểu tại đây.

Cách viết một báo cáo chính xác bao gồm các bước chuẩn bị sau:

Giải thích mục đích của báo cáo

Dù viết báo cáo hàng ngày, hàng tháng hay hàng năm, bạn cũng cần xác định được nội dung báo cáo yêu cầu là gì. Việc xác định nội dung của một bản báo cáo là điều kiện tiên quyết để có được một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất. Nếu bạn không hiểu những yêu cầu khi viết báo cáo, bạn có thể sẽ không biết viết gì hoặc nếu có thể thì đó sẽ là một báo cáo vô nghĩa. Vì vậy, hãy dành thời gian để suy nghĩ về mục đích của báo cáo. Cần làm rõ, giải thích, trình bày hay thỏa mãn? Có mục tiêu rõ ràng ngay từ đầu đảm bảo rằng bạn tập trung và giúp bạn dễ dàng kết nối với độc giả.

Tìm hiểu về trình đọc

Viết một báo cáo hàng năm cho các bên liên quan khác với việc soát xét một báo cáo tài chính. Vì vậy, hãy điều chỉnh ngôn ngữ của bạn, sử dụng thông tin và sơ đồ hỗ trợ cho người đọc của bạn khi cần thiết. Sau cùng, bạn cần xem xét phong cách cá nhân của người đọc, ví dụ, họ thường viết email hay định dạng giấy như thế nào? Hiển thị các mục yêu thích trong báo cáo của bạn nếu có thể. Sự nhất quán này sẽ giúp tăng mức độ tương tác và làm cho ý tưởng của bạn dễ tiếp cận hơn với người đọc.

Xây dựng chi tiết

Bạn đã xác định được những yêu cầu trong báo cáo, nhưng đừng vội viết nó ra, việc cần làm tiếp theo là viết chi tiết những điều bạn muốn nói trong báo cáo. Tin đồn này sẽ giúp bạn không bị choáng ngợp hoặc mất thời gian suy nghĩ xem nên viết gì khi làm báo.

READ  10+ Lời Cảm Ơn trước khi nghỉ việc khiến đồng nghiệp phải “rơi lệ” | Aviationaustralia.asia

Định dạng báo cáo đầy đủ:

Báo cáo thường có bốn yếu tố:

1. Tóm tắt

Báo cáo của bạn nên bắt đầu bằng một đánh giá ngắn gọn về dự án. Là điều đầu tiên người đọc gặp phải, nó là phần quan trọng nhất của tài liệu. Họ có thể sẽ sử dụng bản đánh giá ngắn gọn này để quyết định có tiếp tục đọc báo cáo hay không.

Phần đánh giá dự án sẽ giúp bạn xem xét lại toàn bộ quá trình thực hiện, nó tương tự như bản báo cáo dự án với cấp trên nên ở phần này, bạn nên hết sức lưu ý. Trung thực cần được coi trọng, không chỉ thể hiện công việc đã hoàn thành mà còn ẩn chứa những vấn đề và thất bại. Bởi vì cấp trên của họ có thể nhìn thấy những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo này ngay cả khi bạn không nói như vậy.

2. Giới thiệu về bối cảnh báo cáo

Cung cấp bối cảnh của báo cáo và thiết kế cấu trúc nội dung. Xác định phạm vi của báo cáo và từng phương pháp luận cụ thể được sử dụng.

3. Nội dung chính của báo cáo

Bây giờ là lúc để sử dụng kỹ năng viết của bạn. Đây là phần dài nhất của báo cáo và phải được trình bày chi tiết với các phần xem xét, thảo luận và khuyến nghị để xem xét. Bạn có thể bao gồm các số liệu và hình ảnh minh họa để người đọc dễ hiểu thông tin hơn.

Lý do nghiên cứu

Bạn đã đánh giá kết quả của dự án, những thuận lợi và khó khăn trong quá trình thực hiện, tất nhiên bạn không thể quên giải thích nguyên nhân dẫn đến những kết quả này. Hãy chú ý đến phần này của báo cáo. Đối với một người đã xác định nguyên nhân và nghiên cứu lý do tại sao vấn đề này có thể được thực hiện và vấn đề này không cho thấy rằng bạn là người chịu trách nhiệm cho hành động. Nghiên cứu và đánh giá kỹ nguyên nhân của chúng cũng là cách để người khác giúp bạn tìm ra cách khắc phục dễ dàng để có kết quả tốt nhất.

READ  [HCM] Shopee Việt Nam Tuyển Dụng Nhân Viên Tuyển Dụng Và Đạo Tạo & Phát Triển Full-time 2019 | Aviationaustralia.asia

Thảo luận về các phương pháp sửa chữa

Bạn chưa giỏi hay bạn không được đều có những lý do rõ ràng, vì vậy bạn nên nghĩ cách khắc phục những điều này. Có thể bạn đã không sử dụng bản sửa lỗi này hoặc bạn không có thời gian để sửa nó, bạn cần đưa nó vào báo cáo. Ngay cả những việc bạn đã làm tốt nhưng nếu có vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện mà bạn đã tìm ra cách khắc phục thì cũng nên tổng hợp lại để mọi người cùng tham khảo, đưa ra ý kiến ​​để tìm ra cách tốt nhất. dung dịch. với nếu chúng ta tái hợp trong hệ điều hành tiếp theo.

– Đề xuất, gợi ý

Cuối báo cáo, bạn sẽ được đưa ra những gợi ý như: Dự án yêu cầu gì, cần hỗ trợ gì để quá trình thực hiện được đẩy nhanh, đạt hiệu quả cao nhất. Việc tư vấn không phải vì lợi ích của riêng bạn mà vì lợi ích của công ty và tập thể bạn. Vì vậy, hãy mạnh dạn giải thích trong một bản báo cáo để cấp trên biết và xem xét.

4. Kết luận

Tóm tắt các yếu tố khác nhau của báo cáo một cách rõ ràng và ngắn gọn. Tìm hiểu các bước tiếp theo và bất kỳ bước nào cần thực hiện.

Một số mẹo về cách viết báo cáo công việc chất lượng

Ngôn ngữ báo chí

Trong báo cáo, bạn nên sử dụng ngôn ngữ thông dụng, dễ hiểu. Phong cách viết nhất quán, rõ ràng và hữu ích. Cần tránh các tuyên bố lạm dụng vì báo cáo cần ngắn gọn nhưng chính xác và đầy đủ.

Giữ các câu ngắn gọn và đơn giản

Chỉ bao gồm một ý chính trong mỗi câu, với thông tin bổ sung trong các câu bên cạnh các từ kết hợp có liên quan như “Do đó”, “Do đó”, “Bởi vì điều này” để giúp người đọc theo dõi các câu của ý kiến. Tránh viết những câu dài với quá nhiều cụm từ gây khó khăn cho người đọc, đặc biệt là những câu không quá 20 đến 25 từ.

Thu thập dữ kiện và thông tin

READ  Xã hội học ra làm gì? Cơ hội nghề nghiệp của sinh viên ngành xã hội học | Aviationaustralia.asia

Bao gồm các dữ kiện và thông tin chắc chắn trong báo cáo của bạn để xác thực thêm lập luận của bạn. Hãy nhớ xuất bản các nguồn như bản tin, nghiên cứu và câu hỏi để xác nhận thêm.

Việc trình bày báo cáo dự án phải thú vị và dễ hiểu

Người đọc sẽ hiểu những gì bạn nói chỉ bằng cách nhìn. Vì vậy, hãy viết các chủ đề chính và phụ đề của bạn một cách rõ ràng và mang tính tập thể.

Bạn có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các chi tiết quan trọng. Hãy sáng tạo nhưng đảm bảo rằng nó không ảnh hưởng đến nội dung thông điệp của bạn.

Xem lại và chỉnh sửa

Phiên bản đầu tiên của báo cáo chưa hoàn chỉnh, vì vậy bạn cần chỉnh sửa và tinh chỉnh nội dung. Nếu có thể, hãy để tài liệu sang một bên vài ngày trước khi xem lại hoặc nhờ đồng nghiệp xem lại. “Con mắt” mới thường giúp xác định những lỗi mà bạn không nhận thấy.

Trước khi gửi báo cáo, hãy tự hỏi:

– Báo cáo không mắc lỗi ngữ pháp, ngắn gọn, dễ đọc?

– Mọi thứ có được trình bày một cách thông minh không?

– Từng vấn đề có được giải thích không, có hỗ trợ thông tin liên quan không?

– Các kết luận và khuyến nghị có thỏa đáng không?

– Tất cả các phương pháp được đề cập có đúng không?

Cách viết báo cáo Nó sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu các bước. Có rất nhiều điều cần lưu ý khi viết báo cáo kinh doanh, nhưng những mẹo này đủ để giúp bạn viết một báo cáo thú vị cho sếp của mình. Nếu mục tiêu của bạn là tận dụng tối đa, bạn cần phải cho đi tất cả. Thông tin trên cũng có thể được sử dụng về cách viết báo cáo đào tạo hoặc cách viết báo cáo thu hoạch cho sinh viên hoặc cách viết báo cáo thử nghiệm cho người tìm việc. Sau khi đọc bài báo này, đừng chỉ ngồi và chờ đợi kết quả tốt nhất khi viết báo cáo. Tập thể dục sẽ giúp bạn ngày càng tốt hơn.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud